Für generelle Informationen zum Prüfwesen allgemein ohne konkrete Beabsichtigung einer Prüftätigkeit sowie für konkrete Fragen hinsichtlich einer beabsichtigten speziellen Prüftätigkeit sowie zu allen sonstigen Thematiken im Zusammenhang mit dem Prüfwesen in der Philatelie werden regelmäßig kostenlose Informationsabende angeboten, die allen Interessenten offenstehen. Auf Wunsch besteht auch die Möglichkeit eines vertraulichem Gespräches mit einem Vorstandsmitglied.
Bei Vorliegen der Grundvoraussetzungen und Überlegungen hinsichtlich einer Prüftätigkeit sind versierte Philatelisten eingeladen, Kontakt zum Präsidenten (E-Mail: mmag.peterstastny@yahoo.com) oder einem anderen Vorstandsmitglied des Verbandes zur näheren Abklärung einer Prüftätigkeit aufzunehmen.
Bei positiver Beurteilung der Kontaktaufnahme kann beim Präsidenten des Verbandes der Antrag zur Zulassung zur Vorprüfung eingebracht werden.
Der Antrag hat folgende Angaben zu enthalten:
Bei Angaben bzw. deren Nachweise, die schon im Zuge von Punkt 3) erbracht wurden, genügt der Verweis auf diesen Vorgang. Die Überprüfung des Antrages auf inhaltliche Vollständigkeit und gegebenenfalls die Einforderung von Ergänzungen obliegt dem Präsidenten, die Entscheidung über den Antrag dem Vorstand.
Bei positiver Beurteilung des Antrages durch den Vorstand spricht der Präsident die Zulassung zur Vorprüfung vor der Vorprüfungskommission aus. Organisation und Durchführung der Vorprüfung obliegen dem Präsidenten. Die Vorprüfungskommission setzt sich aus dem Präsidenten oder einem Stellvertreter nach seiner Wahl als Vorsitzenden und zwei weiteren vom Präsidenten zu bestimmenden (eingeschränkt) prüfenden Verbandsmitgliedern zusammen. Der Vorsitzende der Prüfungskommission kann bei Bedarf Experten seiner Wahl als Berater hinzuziehen. Die Vorprüfung erfolgt in einer vom Präsidenten je nach individuellem Einzelfall zu bestimmender Form über allgemeine und spezifische Kenntnisse in der Philatelie (Vorprüfungsfächer):
Der Präsident kann in begründeten Fällen weitere Bedingungen für die Absolvierung der Vorprüfung anordnen.
Die Vorprüfungskommission entscheidet mit einfacher Stimmenmehrheit. Stimmenthaltung ist nicht zulässig. Bei positiver Absolvierung der Vorprüfung spricht der Präsident die Zulassung zur Abschlussprüfung aus. Er kann dabei nach Anhörung der Mitglieder der Vorprüfungskommission und eventuell beigezogener beratender Experten die Zulassung zur Abschlussprüfung auch mit Auflagen und Fristen aussprechen. Die Beurteilung der Erfüllung solcher Auflagen obliegt dem Vorstand.
In Rücksprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern kann der Präsident in begründeten Fällen von der Ablegung (von Teilen) der Vorprüfung absehen, wenn die Kenntnisse bzw. Fähigkeiten (schon) auf andere Art oder Weise nachgewiesen wurden (z. B. durch früher abgelegte ähnliche Prüfungen) oder allgemein bekannt sind (z. B. durch Publikationen).
Bei positiver Absolvierung der Vorprüfung spricht der Präsident die Zulassung zur Abschlussprüfung vor der Abschlussprüfungskommission aus. Die Abschlussprüfung erfolgt unter sinngemäßer Anwendung der formellen und materiellen Regelungen der Vorprüfung analog der Vorprüfung, jedoch in einer vertieften Form über das angestrebte Prüfgebiet und unter Heranziehung von Vergleichsmaterial des Bewerbers.
Bei positiver Absolvierung der Abschlussprüfung spricht der Präsident nach verbindlicher Anerkennung der Verbandsstatuten durch den Bewerber die Zertifizierung und die Zulassung als Verbandsprüfer des "Verbandes Philatelistischer Experten - VPEX - Die Verbandsprüfer" mit Zuweisung von Prüfgebiet(en) aus. Der Präsident kann dabei dem neuen "Verbandsprüfer" ein Konsultationsmitglied in einer zeitlich festzusetzenden Anfangsphase zur Unterstützung (in bestimmten Fällen) zuweisen. Prüfgebühren sind in solchen Fällen zu teilen. In begründeten Fällen können die Abschlussprüfungskommission, der Vorstand oder der Präsident (auch) weitere Auflagen bestimmen. Auf Wunsch des Präsidenten hält das neu aufgenommene Mitglied einen Vortrag über sein Prüfgebiet, bei dem ihm andere Verbandsmitglieder Fragen zu seinem Prüfgebiet stellen können.
Für Ausdehnungen von bestehenden Prüfgebieten oder der Hinzunahme eines weiteren Prüfgebietes gelten die Richtlinien sinngemäß für die hinzukommenden Teile.